Comment ranger ses documents administratifs ? | 4 étapes incontournables

Comment ranger ses documents administratifs ? Il s’agit d’un vaste débat. À chacun sa méthode. Cependant, lorsqu’on est professionnel, l’absence de stratégie d’organisation, en particulier en matière de rangement et d’archivage, n’est pas une fatalité : il existe des solutions. Eh oui ! Avec notre méthode, classer ses papiers devient un jeu d’enfants. Cela tombe bien : les petits secrets de Bureau Vallée s’appliquent aussi bien au bureau qu’à la maison !

#1 Trier ses documents

Comment ranger ses documents administratifs ? Première étape, trier ses papiers ! Nous le savons : le classement en entreprise peut parfois faire défaut. Bien souvent, cette tâche n’est pas considérée comme prioritaire. Pourtant, cette dernière permet de mieux gérer son activité, et donc, de gagner un temps considérable.

Lorsque sur le bureau s’étalent des monts de paperasse, cela signifie qu’il est temps de faire le tri. Pour ce faire, prenez une grande bouffée d’air, et constituez 4 piles !

Vous êtes prêt.e ? Voici les étapes :

• trouvez un endroit où effectuer votre tri ;
• disposez quatre étiquettes « documents essentiels », « à faire », « autres documents » et « à archiver » ;
• commencez à trier ;
• classez (selon vos besoins : ordre alphabétique, date, etc.).

Pile n°1 : documents essentiels

Dans la première pile, gardez les documents dont vous avez besoin tout au long de l’année et qu’il vous faut garder à portée de main. Vous y conserverez exclusivement les originaux indispensables tels que les factures, les bons de commande et les documents URSSAF. Il ne vous reste plus qu’à mettre vos documents dans des pochettes plastifiées, direction le classeur de votre choix.

 

Pile n°2 : à faire

La seconde pile regroupe les urgences à traiter : formalités administratives, règlements à effectuer, courriers de la banque, relances fournisseurs…

Vous pouvez ranger vos documents professionnels dans une pochette ou un classeur d’une couleur qui attire l’œil, le rouge par exemple. Notre astuce ? Conservez-le sur votre table de travail pour garder un œil sur les tâches en cours !

 

Pile n°3 : autres documents

Dans votre troisième pile, groupez les documents de l’année en cours : banque, assurance professionnelle, paie, facture, devis, etc.

Pour vous organiser avec facilité, classez vos papiers dans des modules de classement dotés d’étiquettes.

Pile n°4 : à archiver

Enfin, le tri s’achève. Avant cela, vous devez constituer une dernière pile, celle des archives :

• munissez-vous d’un carton vide ou d’une ou plusieurs boîtes à archives;
• placez-y les documents issus des années antérieures, informatifs, etc.

Selon vos modalités d’archives, certains documents seront conservés, numérisés ou détruits.

Trier et archiver, l’apanage des pros ? Oui et non. Cette technique fonctionne au bureau, mais également à la maison. Pour être à jour sur son administratif, rien ne vaut un petit nettoyage hivernal !

#2 Numérisation, conservation et destruction

Une fois le tri effectué, vient le temps d’archiver ses documents (pile n°4). Vous avez peut-être déjà mis en place un process en la matière ? Dans ce cas, s’il vous convient toujours, respectez-le. Autrement, nous vous livrons notre méthodo spécial archivage !

Numériser

À l’ère du numérique, plus personne n’échappe à l’organisation digitalisée. Pour garder une trace de vos documents, numérisez vos pièces ! Cette tâche ne prend que quelques minutes, à condition de le faire régulièrement. À vous de trouver la récurrence idéale et de l’inscrire dans les process de l’entreprise.

Pour des raisons de sécurité évidentes, enregistrez vos documents sur un espace de travail sécurisé.

Vérifier les délais légaux de conservation

Avant de vous munir de votre fidèle destructeur ou broyeur, vous devez vous assurer que vous êtes en droit de vous débarrasser de vos documents professionnels : vous devez vérifier les délais légaux de conservation fixés par la loi.

Par exemple, les documents bancaires et sociaux, comme les relevés de banque et les fiches de paie, doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans. Pour plus d’informations, consultez le site du Service Public.

Détruire les documents inutiles

Procéder à la destruction de ses documents administratifs, c’est possible ? Oui, ça l’est, à condition que :

• le délai légal de conservation soit respecté ;
• les documents en question soient tout à fait inutiles.

Détruire des documents, que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, doit se faire dans les règles de l’art. Vous devez utiliser un destructeur de documents afin de préserver les données sensibles et confidentielles de votre entreprise ainsi que les informations à caractère personnel de vos salariés.

 

#3 Classer ses papiers selon votre technique de rangement

Au bureau ou à la maison, classer ses documents fait l’objet de nombreuses réflexions. Une pochette pour ranger ses papiers ? Ou plutôt des dossiers suspendus ?

Bien entendu, si votre administratif n’est pas conséquent, vous pouvez tout à fait vous contenter d’un dossier « documents essentiels » (pile n°1) et d’un dossier « à faire » (pile n°2). Bien souvent, il devient nécessaire de classer ses autres documents professionnels (pile n°3) selon une méthodologie de classement :

• par thématique ;
• par catégorie ;
• par ordre chronologique ;

Optez pour la méthodologie que vous préférez. Si elle ne vous convient pas, changez-en.

Vous organisez votre classement et votre archivage de manière numérique ? Dans ce cas, rien de plus simple : classez vos documents au sein de dossiers que vous répartirez ensuite en sous-dossiers. Pensez à renommer vos fichiers ! Cela vous permet de ne pas passer 30 minutes à ouvrir, un par un, l’intégralité de vos documents scannés.

#4 Ranger ses documents administratifs à l’aide d’équipements adaptés

Vous recherchez une idée de rangement pour vos documents ? Vous souhaitez munir vos espaces de travail de supports organisationnels efficaces ? L’équipe de Bureau Vallée vous présente les accessoires de classement et d’archivage et le mobilier de rangement dont vous avez besoin !

Dans un premier temps, vous devez opter pour un classement de nature :

• verticale

Dans le cadre d’un classement de type vertical, les accessoires de rangement sont disposés les uns à côté des autres. Vous souhaitez expérimenter ce classement ? Dans ce cas, vous pouvez organiser votre espace de travail à l’aide de :

• Dossiers à suspendre. Pour une organisation optimale, n’hésitez pas à les étiqueter et les ranger dans une armoire, un tiroir ou un caisson.
• Classeurs, dossiers ou boîtes de classement.Vous pouvez choisir de les disposer dans une armoire dédiée. Toutefois, vous pouvez ranger les documents plus importants sur votre table de travail. Attention à ne pas surcharger votre espace !

Si vous avez une préférence pour le classement horizontal, vous pouvez recourir à l’emploi d’accessoires, tels que :

• Des chemises. Un code couleur peut vous aider à mieux organiser votre administratif.
• Des pochettes plastifiées. Il est de mise de recourir au classement à plat des imprimés importants.
• Une titreuse.

Enfin, outre les accessoires de classement et d’archivage, le mobilier de rangement apparaît comme indispensable. Munissez-vous a minima :

• d’un bureau fonctionnel ;
• de compartiments de rangement, tels que les caissons ou les consoles ;
• d’une ou plusieurs armoires destinées au classement des dossiers.

Désormais, vous connaissez les 4 étapes incontournables pour ranger vos documents administratifs ! Pour ne plus vous laisser déborder au bureau, ou même à la maison, faites confiance à Bureau Vallée.