Auparavant uniquement employés par les organisations gouvernementales, les destructeurs de document sont aujourd’hui présents dans les entreprises et chez les particuliers. En effet, ils représentent une manière simple de protéger des données sensibles. Face aux différents types, votre choix doit s’effectuer en fonction de l’utilisation prévue. Découvrez notre guide pour vous aider à choisir votre destructeur de document.
Pourquoi devez-vous vous équiper d’un destructeur de document ?
Devant le nombre croissant d’usurpations d’identité, choisir d’utiliser un destructeur de documents est un excellent moyen de vous protéger en tant que particuliers. En effet, beaucoup de personnes oublient que de simples informations sur un papier jeté à la poubelle peuvent permettre à des individus mal intentionnés de causer du tort. Relevés de compte, signature, numéro de sécurité sociale, dossiers médicaux… Il existe une quantité de pièces qu’il faut détruire pour se prémunir des vols de données et des très mauvaises surprises engendrées.
En entreprise aussi, un destructeur se révèle indispensable. Outre les devis, factures, feuilles de paie et divers courriers, une société a aujourd’hui l’obligation de protéger les données de ses clients. Certaines boîtes l’ignorent, mais le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) s’applique autant aux données numériques qu’aux documents papier. Les dossiers papier ne peuvent être gardés au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été assemblés et doivent ensuite être détruits de manière sécurisée. Certaines entreprises sous-traitent la collecte et la destruction des données sensibles, mais ces prestations présentent un coût important, alors qu’un bon destructeur peut tout à fait remplir cette mission.
Quels sont les différents types de coupes et niveaux de sécurité ?
Tous les destructeurs de documents n’offrent pas le même type de coupe et par conséquent le même niveau de sécurité. Plus la reconstitution s’avère difficile, plus le niveau de sécurité augmente. Il faut donc choisir un destructeur de documents adapté à vos besoins.
La coupe droite pour un niveau de sécurité P-1 et P-2
Pour un moindre niveau de sécurité, vous pouvez vous tourner vers les destructeurs à coupe droite, aussi appelés coupe fibre. Ce type d’appareils transforme les documents en fines bandes. La largeur de ces dernières est inversement proportionnelle au niveau de sécurité. Ces modèles sont adaptés pour l’élimination des pièces courantes avec des données peu sensibles, comme vos dossiers de travail.
La coupe croisée pour un niveau de sécurité P-3 et P-4
Il est également possible de choisir un destructeur où les documents insérés sont coupés dans les deux sens, ce qui améliore considérablement le niveau de sécurité. Et plus celui-ci croît, plus la taille des particules de papier obtenues diminue. Ce type de destructeur se révèle parfaitement adapté pour la destruction de vos documents importants ou comportant des données personnelles, comme les relevés de compte ou les informations salariales. Il répond aux obligations légales des entreprises. De plus, il permet une baisse conséquente du volume des déchets, ce qui s’avère un plus non négligeable.
La coupe microparticules pour un niveau de sécurité P-5 à P-7
Ces appareils sont conçus pour la destruction d’informations très confidentielles ou classées secret défense. Ce niveau de protection le plus élevé s’adresse aux entreprises et administrations qui traitent des données très sensibles qui ne doivent en aucun cas tomber entre d’autres mains. Ces équipements très performants offrent une confidentialité totale.
Comment choisir un destructeur adapté à votre utilisation ?
Au-delà du niveau de sécurité nécessaire, le choix de votre destructeur de document doit également s’effectuer selon l’utilisation que vous souhaitez en faire.
Le type de documents à détruire
Selon votre activité et vos habitudes, vous pouvez être amenés à détruire différents types de documents, comme :
- Le papier ;
- Les trombones, les agrafes ;
- Les cartes à puce électronique (cartes de crédit, carte vitale…) ;
- Les médias (CD, DVD…) ;
- Les clés USB et les disques durs ;
- Autres (passeport…).
Pensez donc bien à regarder les possibilités de chaque équipement. Il peut être judicieux de choisir un destructeur de documents qui vous dispensera d’ôter les agrafes avant chaque destruction. De même, si vous avez de nombreux médias à traiter, il est nécessaire que le modèle sélectionné ne se cantonne pas aux feuilles de papier.
La quantité et la fréquence d’utilisation
Selon les modèles, la capacité en nombre de feuilles varie et peut vous faire gagner un temps considérable au quotidien. Si vous avez de multiples documents et dossiers, assurez-vous de choisir un destructeur de documents susceptible de traiter plusieurs feuilles simultanément. En fonction du volume de papier, prenez aussi en compte la capacité de la corbeille. Un destructeur de moins de 30 l se révélera amplement suffisant pour un usage particulier. À l’inverse, si l’appareil est destiné à une utilisation professionnelle intensive, optez pour des modèles avec des réceptacles d’une grande contenance. Cela vous évitera d’avoir à les vider plusieurs fois par jour.
Quels sont les autres points à prendre en compte ?
Si le niveau de sécurité, le type et la quantité de documents restent décisifs pour déterminer le destructeur le plus adapté, d’autres paramètres peuvent également influencer votre choix.
Le niveau sonore
Les destructeurs les moins chers révèlent souvent un niveau sonore élevé. Exprimé en décibels et indiqué dans les caractéristiques de l’appareil, le degré de bruit est à prendre en compte selon la situation et l’utilisation du destructeur de documents. Si vous vous en servez rarement ou qu’il se trouve dans une pièce à part, le bruit n’est pas forcément un frein. Si, à l’inverse, le destructeur est placé dans un bureau ou un open space et que vous traitez de grandes quantités de papier, ne négligez pas de vous renseigner sur le niveau sonore.
Les capacités techniques
Au-delà de la capacité de coupe et du nombre de feuilles autorisées, les destructeurs de document dévoilent d’autres spécificités qui peuvent influencer votre choix :
- La vitesse de coupe exprimée en mètre par minute ;
- La capacité d’entrée ;
- La durée de fonctionnement en continu ;
- Le temps de refroidissement.
Ainsi, si vous possédez des dossiers A3 ou un grand volume quotidien de papier à détruire, choisissez un destructeur de documents présentant une large entrée, une bonne capacité de marche en continu et un temps de refroidissement réduit. Ceci vous permettra d’éviter les embouteillages devant l’appareil !
Les autres fonctionnalités
Vous découvrirez aussi d’autres fonctions qui peuvent simplifier votre utilisation du destructeur de documents, comme :
- Des systèmes de sécurité et de protection ;
- L’entretien automatique ;
- La fonctionnalité anti-bourrage et la marche arrière ;
- Le démarrage, la mise en veille et l’arrêt automatiques ;
- L’option destruction rapide.
Pour un bon fonctionnement de votre équipement, ne négligez pas non plus son entretien avec des huiles et produits adaptés, particulièrement s’il ne dispose pas d’une lubrification automatique.
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